Alles wat je moet weten over thuiswerken, kilometervergoeding en personeelsplanning anno 2026

Welke regels gelden voor thuiswerken en vergoedingen?

Sinds hybride werken niet meer weg te denken is, krijgen werkgevers te maken met twee soorten vergoedingen: een voor thuiswerkdagen en een voor dagen waarop medewerkers naar een werklocatie gaan. Werk je thuis, dan mag je werkgever je in 2026 €2,45 per dag geven voor dingen als koffie, verwarming en wat extra stroom. Ga je naar een fysieke locatie, zoals een kantoor, dan kun je een onbelaste kilometervergoeding tot €0,23 per kilometer krijgen.

Hierbij is het belangrijk om te onthouden: je krijgt per dag óf een thuiswerkvergoeding óf een reiskostenvergoeding. Nooit allebei. Deze regel maakt het essentieel dat organisaties goed registreren waar iemand werkt.

Waarom is een goede registratie van thuiswerken vs. op locatie werken belangrijk?

Een kloppende administratie voorkomt fouten in zowel de salarisverwerking als fiscale naleving. Wanneer niet duidelijk wordt vastgelegd op welke dagen iemand thuiswerkt en op welke dagen op locatie, kunnen er snel dubbele of onjuiste vergoedingen ontstaan. Bovendien is het voor teams belangrijk te weten wie waar aanwezig is.

Een handig systeem zorgt ervoor dat iedereen precies weet:

• wanneer iemand thuiswerkt,
• wanneer iemand naar een locatie reist,
• en welke vergoeding daarbij hoort.

Dat maakt de planning relaxter én de administratie een stuk minder stressvol

Hoe beïnvloedt thuiswerken de personeelsplanning?

Thuiswerken brengt nieuwe dynamiek in personeelsplanning. Een werkrooster moet niet alleen duidelijk maken wanneer iemand werkt, maar ook waar iemand werkt. Zo weet een teamleider of er voldoende bezetting is op de fysieke locatie, of een collega remote beschikbaar is en hoe de planning het best kan worden afgestemd op klantenstromen, productiepieken of openingstijden. Moderne roosters ondersteunen daarom hybride inzet door locatie-informatie expliciet mee te nemen.

Wat moet een werkgever administratief goed regelen?

Om fiscaal alles op orde te houden, moeten organisaties duidelijk kunnen onderbouwen waarom een medewerker een bepaalde vergoeding krijgt. Dat betekent:

• vastleggen of iemand thuis of op locatie werkte
• weten welke locatie dat was (adres en afstand)
• onderscheid maken tussen thuiswerk- en reiskostenvergoedingen
• een sluitende koppeling naar de salarisadministratie

Met hybride teams en meerdere locaties loopt dit snel uit de hand als je het handmatig probeert te regelen. Daarom is het slim om dit te automatiseren.

Hoe kan software helpen bij hybride werken en kilometervergoedingen?

Een goed systeem neemt je een heleboel gedoe uit handen. Software die werkroosters koppelt aan vergoedingen zorgt ervoor dat regels automatisch worden toegepast en medewerkers precies krijgen waar ze recht op hebben. Geen Excel-lijsten meer, geen losse briefjes, geen twijfels of iemand nou wel of niet gereisd heeft. Gewoon alles in een systeem.

Hoe registreert Bedrijfsrooster thuiswerkdagen?

Met een speciale thuiswerkdienst legt Bedrijfsrooster automatisch vast dat een medewerker die dag vanuit huis werkt. Hierdoor weet het systeem direct dat er geen reiskilometers worden gemaakt en dat er indien ingesteld recht bestaat op een thuiswerkvergoeding. Dit voorkomt dubbele toekenningen en houdt het proces eenvoudig en transparant.

Hoe berekent Bedrijfsrooster automatisch kilometervergoedingen voor verschillende soorten locaties?

Voor medewerkers die naar een fysieke locatie reizen volstaat het om in het werkrooster een dienst op die locatie te plannen. Bedrijfsrooster koppelt het adres van de locatie vervolgens automatisch aan het thuisadres van de medewerker.

Daarna worden:

• het aantal kilometers bepaald
• de vergoeding berekend volgens de ingestelde regels
• de gegevens verzameld voor de salarisadministratie

Hierdoor hoeft niemand meer handmatig afstanden te controleren of kilometers in te vullen.

Hoe zorgt Bedrijfsrooster voor een kloppende administratie aan het einde van de maand?

Gedurende de maand verzamelt het systeem alle thuiswerkvergoedingen, kilometers en berekende bedragen. Aan het einde van de loonperiode wordt alles overzichtelijk per medewerker klaargezet en automatisch doorgestuurd naar de salarisadministratie. Dit verlaagt de kans op fouten aanzienlijk en zorgt ervoor dat organisaties altijd voldoen aan de fiscale kaders.

Waarom is Bedrijfsrooster een passende oplossing voor hybride organisaties?

Bedrijfsrooster combineert personeelsplanning, registratie van werkplekken en automatische vergoeding berekening in één overzichtelijk systeem. Daardoor ontstaat een gestroomlijnde werkwijze waarin werkgevers minder tijd kwijt zijn aan administratie en medewerkers vertrouwen hebben dat hun vergoedingen eerlijk en correct worden behandeld. Voor organisaties die hybride werken professioneel en compliant willen organiseren, biedt Bedrijfsrooster de juiste ondersteuning.

Zelf ervaren hoe dit in de praktijk werkt?

Wil je ontdekken hoe Bedrijfsrooster hybride werken, personeelsplanning en vergoedingen automatisch en foutloos ondersteunt? Tijdens een gratis proefperiode kun je het systeem volledig uitproberen en beoordelen hoe het aansluit op jouw organisatie.

Start vandaag nog met Bedrijfsrooster!