De verborgen kosten van langdurig verzuim: waarom preventie begint bij vroege signalering

Het ziekteverzuim door mentale klachten blijft stijgen in Nederland. Een werknemer met burn-outklachten zit gemiddeld bijna een jaar thuis. En dat kost niet alleen geld, maar vooral: kennis die de deur uit loopt, collega's die het moeten opvangen, en een team dat uit balans raakt.

Wat opvalt is dat het gevoel van "het gaat niet goed" bij veel werknemers al stukken eerder speelde, soms wel een jaar voordat ze uitvielen. En toch zag het overgrote deel van de leidinggevenden het niet aankomen, terwijl de werknemers het zelf allang voelden.

De signalen zijn er dus wel. Maar worden ze gezien?

"Sorry, ik heb het te druk"

Op het bespreekbaar maken van werkdruk rust bij veel werknemers een taboe. Niemand wil de eerste zijn die zegt: "Het is me te veel." Stressgerelateerd verzuim stijgt al jaren, en toch blijven veel organisaties reactief handelen: pas als iemand zich ziekmeldt, wordt actie ondernomen. Maar tegen die tijd is het probleem al maanden aan het groeien.

Maar wat als systemen signaleren wat werknemers niet hardop durven zeggen?

Roostersystemen als early warning systeem

Hier komt de kracht van moderne personeelsplanning naar voren. Een goed roostersysteem registreert niet alleen wanneer iemand werkt, maar kan patronen zichtbaar maken die wijzen op dreigende uitval. Hoe ziet dat eruit?

• Meldingsfrequentie: neemt iemand vaker verlof op korte termijn? Of zijn er opvallend veel last-minute aanpassingen?
• Overurenpatronen: werkt iemand structureel meer dan gepland, of worden diensten steeds vaker geruild?
• Werk-privébalans: zijn er werknemers die nooit "nee" zeggen tegen extra diensten, ook als hun rooster al vol is?

Stress heeft zelden één oorzaak. Werkdruk, privésituatie en maatschappelijke ontwikkelingen spelen allemaal een rol. Maar deze signalen in het rooster zeggen soms meer dan woorden en hier kun je wél direct invloed uitoefenen.

Drie manieren waarop slim roosteren verzuim voorkomt

1. Autonomie en controle

Werknemers die meer grip hebben op hun eigen planning, voelen zich beter. Dat klinkt simpel, maar het effect is groot. Denk aan:

• Werknemers zelf laten aangeven wanneer ze beschikbaar zijn
• Transparantie over hoe diensten verdeeld worden
• De mogelijkheid om diensten te ruilen zonder tussenkomst van planning

2. Gezond roosteren

Hoe je roostert, heeft directe invloed op hoe mensen zich voelen. Denk aan voldoende rusttijd tussen diensten, eerlijke verdeling van onpopulaire diensten, en bewust omgaan met nachtdiensten en piekperiodes. Kleine aanpassingen in de opbouw van een rooster kunnen een groot verschil maken in hoe iemand herstelt.

3. Vroegtijdige signalering

Door patronen in je roosterdata te bekijken, kun je zaken herkennen voordat iemand uitvalt:

• Zijn er teams waar structureel overgewerkt wordt?
• Worden verlofaanvragen steeds vaker op het laatste moment ingediend?
• Zijn er mensen die nooit rust pakken tussen drukke periodes?

Data als basis voor een gesprek

Data alleen lost niets op. Het is belangrijk om een open gesprek te voeren: benoem wat je is opgevallen en vraag of er iets speelt waarbij je iemand kunt helpen. Verzuimpreventie vraagt om tijd en aandacht, maar de investering is het altijd waard, zeker als je het afzet tegen maanden loondoorbetaling, re-integratietrajecten en het verlies van een waardevolle medewerker. Daarbij wil je natuurlijk dat je medewerkers goed in hun vel zitten op de werkvloer.

Dus, wat kan je zelf nu al doen:

• Analyseer je roosterdata: wie of welk team toont opvallendheden?
• Maak afspraken over bereikbaarheid: hoe kunnen privé omstandigheden en werkroosters beter op elkaar afgestemd worden?
• Geef controle terug: experimenteer met vormen van participerend roosteren
• Train je leidinggevenden: niet alleen in het zien van signalen, maar ook in het voeren van een goed gesprek

Conclusie

Verzuim is niet altijd te voorkomen. Maar langdurig verzuim door werkstress? Dat kunnen we proberen te voorkomen. De signalen zijn er namelijk al vaak maanden voordat iemand daadwerkelijk uitvalt. De vraag is: hoe kijken we ernaar?

Moderne personeelsplanning is meer dan efficiëntie. Het is een instrument voor verzuimpreventie, werkgeluk en duurzame inzetbaarheid. En het begint met één vraag: wat vertelt ons rooster ons eigenlijk over hoe het met onze mensen gaat?

Kijk jij al kritisch naar het werkrooster? Of ben je op zoek naar een tool die efficiënter plannen mogelijk maakt? Geef ons een belletje of plan een gratis demo.