Wat je moét weten over over reiskosten- en thuiswerkvergoeding

Thuiswerken is in een stroomversnelling geraakt. Administratief gezien moet daar op ingespeeld worden, maar dat blijkt lang niet overal te gebeuren. Sterker nog: veel bedrijven werken met een vaste onbelaste reiskostenvergoeding die ze maandelijks uitkeren. Naast de financiële strop, mag het belastingtechnisch in de meeste gevallen niet meer. Werkgevers mogen alleen de daadwerkelijk gemaakte reiskosten onbelast vergoeden. Hoe je hier slim mee om gaat lees je in dit artikel.

Thuiswerken is een blijvertje

Onderzoek van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat toont aan dat thuiswerken in rap tempo normaal is geworden. Ten opzichte van vóór de coronacrisis zijn de mogelijkheden tot online vergaderen verdubbeld en bieden bijna alle bedrijven de mogelijkheid om (deels) thuis te werken. Thuiswerken is geboren uit noodzaak, maar valt ook na de verplichte maatregelen in de smaak bij zowel werkgevers als werknemers.

Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat bijna de helft van de werkgevers wil blijven investeren in thuiswerken. Om dat administratief op orde te krijgen, is overzicht en datastructuur genoodzaakt. Veel werkgevers betalen hun personeel namelijk nog ‘ouderwets’ een vast bedrag aan onbelaste reiskostenvergoeding. Naast dat het financieel gezien niet meer uitkomt, mag het wettelijk gezien in de meeste gevallen niet meer.

Vaste reiskostenvergoeding maakt plaats voor variabele vergoeding

Tot 1 juli 2021 was het mogelijk om werkgevers een vast bedrag onbelaste reiskostenvergoeding te geven voor woon-werkverkeer; of ze nou volledig thuiswerkten of niet. Veel werkgevers maakten hier gretig gebruik van. Het is immers overzichtelijk én het scheelt administratieve rompslomp. Sinds het niet meer mag, zitten veel bedrijven met de handen in het haar. Zowel de reiskosten- als thuiswerkvergoeding moet per werknemer exact worden bijgehouden. Het feit dat veel werknemers flexibel op kantoor of thuis werken, maakt het administratief nog minder overzichtelijk.

Wetswijziging woon-werkverkeer: dit zijn de gevolgen voor werkgevers

Er zijn voor werkgevers verschillende opties om met de nieuwe wetswijziging omtrent reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer om te gaan. Dit zijn de drie meest voorkomende situaties:

1. Mijn werknemers werken flexibel; thuis of op kantoor
   Uit onderzoek van werkgeversvereniging AWVN blijkt dat ongeveer twee dagen per week thuiswerken de norm wordt. Om onbelast reiskostenvergoeding te vergoeden, is het noodzakelijk om de gereden kilometers te registreren. Daarnaast is het gebruikelijk om thuiswerkdagen te registeren om ook die onbelast te vergoeden.
   
   
2. Blijven uitkeren van een vaste reiskostenvergoeding
   Het is alleen toegestaan om de daadwerkelijke reisdagen onbelast te vergoeden. Vergoed je als werkgever meer dan is gereden? Dan wordt dit reiskostenoverschot voor werkgevers belast met werkgeverspremieverzekering en de werknemer betaalt zelf belasting over dit bedrag. Een laatste optie is om het te vergoeden via de werkkostenregeling (WKR). Conclusie: dit wil je voorkomen!
   
   
3. Fulltime kantoorwerkers mogen wél vaste reiskostenvergoeding ontvangen
   Een vaste onbelaste reiskostenvergoeding is geldig voor werknemers die minimaal 128 dagen per jaar naar kantoor reizen. Met andere woorden: als je 60 procent op kantoor werkt bij een fulltime dienstverband, dan is een vaste onbelaste reiskostenvergoeding mogelijk.

Administratieve oplossing: Bedrijfsrooster

Half thuiswerken, half op kantoor is een spaarzaam positief voortvloeisel van de coronacrisis. Een groot struikelblok is de bijkomende administratie. Bedrijfsrooster biedt oplossing met een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk online platform. Gebruikers kunnen eenvoudig aanvinken welke dagen ze thuis en welke dagen op kantoor werken. Thuiswerkdagen worden optisch duidelijk aangegeven met een huisicoontje.

Specifieker rapporteren is ook mogelijk. Wanneer een werknemer bijvoorbeeld een halve dag thuiswerkt, is het mogelijk om 4 thuiswerkuren te registeren. Met behulp van Bedrijfsrooster worden de gereden kilometers uitstekend gespecificeerd. Op die manier betaal je als werkgever nooit te veel en krijgt de werknemer waar hij of zij recht op heeft.

Ook fiscaal is alles te verantwoorden en loontechnisch zijn de rapportages te gebruiken om het aantal uren, dagen en woonwerk-kilometers te splitsen op thuiswerk niveau.

De thuiswerkmodule van Bedrijfsrooster is standaard onderdeel van het complete pakket hulpmiddelen voor de planning, roosters en urenregistratie.

Van data naar loonstrook: onze partners helpen

Het invoeren van het aantal gewerkte uren in combinatie met thuis óf op kantoor werken, wordt bij Bedrijfsrooster aan het eind van de maand uitgedraaid als rapportage. Met deze data per werknemer, kan een loonstrook worden gemaakt. Veel werkgevers besteden dit proces uit of gebruiken een softwarepakket in huis, of via de accountant of salarisadministrateur.

Om de complete administratie van klanten uit handen te nemen, werken we nauw samen met dit soort partners. Zij zijn gespecialiseerd in het maken van loonstroken op basis van de data uit Bedrijfsrooster. Om die reden maken veel van onze klanten de keuze om met ons én onze partners in zee te gaan.

Enthousiast geworden? Vraag vrijblijvend een online demonstratie van Bedrijfsrooster aan!

Bronnen
https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/belastingplan/belastingwijzigingen-werkgever-en-werknemer/thuiswerkkostenvergoeding
https://tuuur.nl/ontwikkeling/ontwikkeling-belastingdienst-en-vaste-reiskostenvergoeding/
https://www.abab.nl/artikelen/thuiswerken-en-reiskostenvergoeding-dit-zijn-de-gevolgen-in-2021
https://www.rijksoverheid.nl/actueel/nieuws/2021/07/14/onderzoek-wijst-uit-thuiswerken-is-een-blijvertje
https://www.awvn.nl/nieuws/persbericht/hybride-werken-thuiswerkvergoeding/